Einführung der E-Akte

28.07.2022

Die Sozialrechtsberatung in der Rechtsabteilung des BDH Bundesverband Rehabilitation wird digital. Kein Schleppen dicker Ordner mehr, stattdessen wird der direkte Zugriff auf Rechtsvorgänge auch in den Außen-Sprechstunden möglich. Der papierlose Rechtsverkehr soll für die Juristinnen und Juristen des Sozialverbandes Standard werden.

Zippel-Hängeregistratur-Gleitsystem in der BDH-Bundesgeschäftsstelle vor mehr als 40 Jahren
Zippel-Hängeregistratur-Gleitsystem in der BDH-Bundesgeschäftsstelle vor mehr als 40 Jahren

Zukünftig werden sämtliche Anträge und Verfahren, die BDH-Juristinnen und Juristen für BDH-Mitglieder in sozialrechtlichen Angelegenheiten bearbeiten, elektronisch erfasst und in einer E-Akte bearbeitet. „Juristische Beratung und Vertretung wird an allen Standorten vereinheitlicht. Das steigert sowohl die Beratungsquantität als auch die -qualität. Wir antworten damit auf eine wachsende Zahl an sozialrechtlichen Anfragen und Fälle und machen unsere Arbeit für die BDH-Mitglieder zukunftssicher.“, kommentiert Bundesgeschäftsführer Gero Skowronek. 

Die Einführung der E-Akte ist eine Entscheidung des Bundesvorstandes. Die BDH-Juristin Julia Köhler erläutert mit Blick auf die Arbeit der ehrenamtlich arbeitenden BDH-Kreisverbände: „Sie bleibt davon in der Regel unberührt. Diejenigen Kreisverbände, die sich für ihre Mitglieder bevollmächtigen, arbeiten weiter wie bisher, wenn nicht anders gewünscht. Erst, wenn ein BDH-Jurist im Laufe des Verfahrens eingeschaltet wird, werden sämtliche Unterlagen digitalisiert“. 

Der Posteingang und die Erfassung der digitalen Vorgänge werden zukünftig zentral über die Bundesgeschäftsstelle organisiert. Die angelegte E-Akte wird digital an die zuständigen Kolleginnen und Kollegen verteilt. Beraten und vertreten wird wie bisher vor Ort. 

Mit dem Bekenntnis zur E-Akte bereitet sich der BDH als Sozialverband auch auf den vollelektronischen Rechtsverkehr mit den Behörden vor. Perspektivisch soll ab 2023 die Kommunikation über eine zentrale Postadresse, voraussichtlich mit dem elektronischen Bürger- und Organisationspostfach (EBO), starten. Dieses EBO wird uns auch privat als Bürgerinnen und Bürgern in Zukunft häufiger im Umgang mit sämtlichen Behörden begegnen. Es ist aber auch als sicherer Übermittlungsweg für professionelle Verfahrensbeteiligte, zum Beispiel institutionelle Behindertenvertretungen wie den BDH oder gesetzliche Betreuerinnen und Betreuer, eingerichtet worden, um Dokumente an Gerichte und Verfahrensbeteiligte zu versenden und von diesen zu empfangen. 

Ab jetzt alles papierlos?
Die Digitalisierung ist nicht nur in den Behörden eine Herausforderung. Papierloses Arbeiten erfordert ein radikales Umdenken und Prüfen aller bisherigen Bearbeitungsprozesse. Auch im BDH macht die Umstellung auf die E-Akte eine intensive Vorbereitung nötig. 

Bevor das Zeitalter der Digitalisierung im BDH Bundesverband Rehabilitation starten konnte, haben die BDH-Juristen Cenkut Uzun und Rainer Beneschovsky in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung des Verbandes viel Zeit in die Recherche investiert, welche Software sich für die Erfordernisse in der BDH-Rechtsberatung und für Rechtsverfahren eignet. Den „Zuschlag“ erhielt dann RA-Micro – ein Lizenzprodukt, das als eines der erprobtesten Programme für Anwaltskanzleien gilt. Die Rechtsabteilung erarbeitete sich neue Arbeitsabläufe und alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden in die Arbeit mit der Software eingeführt und geschult. 

Die Pilotphase in der Bonner Bundesleitung begann im Juli 2022. Flächendeckend folgen alle fünf Regionalgeschäftsstellen. Ab Ende August 2022 wird quasi der Schalter von Aktenordner auf E-Akte umgelegt.
„Schon heute erhalten wir bereits viele Unterlagen der Mitglieder und Behörden per Mail, die wir nun viel unkomplizierter handhaben können“, so Julia Köhler. Sie sieht aber noch weitere Vorteile der E-Akte: „Die Vertretung der Juristinnen und Juristen untereinander im Urlaubs-, oder Krankheitsfall wird viel einfacher. Außerdem verbessert das den kollegialen juristischen Austausch, weil auf Dokumente und Vorgänge virtuell direkt und gleichzeitig zugegriffen werden kann“.

Über den BDH Bundesverband Rehabilitation

Der BDH, der große deutsche Sozialverband und Klinikträger, ist führend auf dem Gebiet der Rehabilitation von neurologischen Patienten. Der BDH bietet soziale und sozialrechtliche Beratung und professionelle Vertretung vor Behörden und den Instanzen der Sozialgerichtsbarkeit sowie ehrenamtliche soziale Betreuung an.

Der BDH hat in Deutschland nach dem Zweiten Weltkrieg auf dem Gebiet der neurologischen Rehabilitation Pionierarbeit geleistet und Einrichtungen gegründet, die bis heute Maßstäbe setzen und von allen gesetzlichen und privaten Krankenkassen, den Berufsgenossenschaften, Rentenversicherungen und Versorgungsämtern sowie der Bundesanstalt für Arbeit in Anspruch genommen werden. In der Trägerschaft des BDH befinden sich heute fünf über ganz Deutschland verteilte neurologische Kliniken in Braunfels (Hessen), Elzach (Baden-Württemberg), Greifswald (Mecklenburg-Vorpommern), Hessisch  Oldendorf (Niedersachsen) und Vallendar (Rheinland-Pfalz) . Dazu kommen die BDH-Klinik Waldkirch für Chirurgie und Innere Medizin, das Rehabilitationszentrum für Jugendliche in Vallendar und das BDH-Therapiezentrum Ortenau mit Standorten in Offenburg und Gengenbach. 

Die stationäre neurologische Rehabilitation in den BDH-Kliniken nimmt einen wichtigen Stellenwert innerhalb des Leistungsangebotes des BDH ein, um Menschen nach einem Unfall oder sonstiger neurologischer und geriatrischer Krankheit Unterstützung auf dem Weg zurück ins Leben zu bieten.

 
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