Einführung der E-Akte

Zukünftig werden sämtliche Anträge und Verfahren, die BDH-Juristinnen und Juristen für BDH-Mitglieder in sozialrechtlichen Angelegenheiten bearbeiten, elektronisch erfasst und in einer E-Akte bearbeitet. „Juristische Beratung und Vertretung wird an allen Standorten vereinheitlicht. Das steigert sowohl die Beratungsquantität als auch die -qualität. Wir antworten damit auf eine wachsende Zahl an sozialrechtlichen Anfragen und Fälle und machen unsere Arbeit für die BDH-Mitglieder zukunftssicher.“, kommentiert Bundesgeschäftsführer Gero Skowronek.

Die Einführung der E-Akte ist eine Entscheidung des Bundesvorstandes. Die BDH-Juristin Julia Köhler erläutert mit Blick auf die Arbeit der ehrenamtlich arbeitenden BDH-Kreisverbände: „Sie bleibt davon in der Regel unberührt. Diejenigen Kreisverbände, die sich für ihre Mitglieder bevollmächtigen, arbeiten weiter wie bisher, wenn nicht anders gewünscht. Erst, wenn ein BDH-Jurist im Laufe des Verfahrens eingeschaltet wird, werden sämtliche Unterlagen digitalisiert“.

Der Posteingang und die Erfassung der digitalen Vorgänge werden zukünftig zentral über die Bundesgeschäftsstelle organisiert. Die angelegte E-Akte wird digital an die zuständigen Kolleginnen und Kollegen verteilt. Beraten und vertreten wird wie bisher vor Ort.

Mit dem Bekenntnis zur E-Akte bereitet sich der BDH als Sozialverband auch auf den vollelektronischen Rechtsverkehr mit den Behörden vor. Perspektivisch soll ab 2023 die Kommunikation über eine zentrale Postadresse, voraussichtlich mit dem elektronischen Bürger- und Organisationspostfach (EBO), starten. Dieses EBO wird uns auch privat als Bürgerinnen und Bürgern in Zukunft häufiger im Umgang mit sämtlichen Behörden begegnen. Es ist aber auch als sicherer Übermittlungsweg für professionelle Verfahrensbeteiligte, zum Beispiel institutionelle Behindertenvertretungen wie den BDH oder gesetzliche Betreuerinnen und Betreuer, eingerichtet worden, um Dokumente an Gerichte und Verfahrensbeteiligte zu versenden und von diesen zu empfangen.

Ab jetzt alles papierlos?
Die Digitalisierung ist nicht nur in den Behörden eine Herausforderung. Papierloses Arbeiten erfordert ein radikales Umdenken und Prüfen aller bisherigen Bearbeitungsprozesse. Auch im BDH macht die Umstellung auf die E-Akte eine intensive Vorbereitung nötig.

Bevor das Zeitalter der Digitalisierung im BDH Bundesverband Rehabilitation starten konnte, haben die BDH-Juristen Cenkut Uzun und Rainer Beneschovsky in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung des Verbandes viel Zeit in die Recherche investiert, welche Software sich für die Erfordernisse in der BDH-Rechtsberatung und für Rechtsverfahren eignet. Den „Zuschlag“ erhielt dann RA-Micro – ein Lizenzprodukt, das als eines der erprobtesten Programme für Anwaltskanzleien gilt. Die Rechtsabteilung erarbeitete sich neue Arbeitsabläufe und alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden in die Arbeit mit der Software eingeführt und geschult.

Die Pilotphase in der Bonner Bundesleitung begann im Juli 2022. Flächendeckend folgen alle fünf Regionalgeschäftsstellen. Ab Ende August 2022 wird quasi der Schalter von Aktenordner auf E-Akte umgelegt.
„Schon heute erhalten wir bereits viele Unterlagen der Mitglieder und Behörden per Mail, die wir nun viel unkomplizierter handhaben können“, so Julia Köhler. Sie sieht aber noch weitere Vorteile der E-Akte: „Die Vertretung der Juristinnen und Juristen untereinander im Urlaubs-, oder Krankheitsfall wird viel einfacher. Außerdem verbessert das den kollegialen juristischen Austausch, weil auf Dokumente und Vorgänge virtuell direkt und gleichzeitig zugegriffen werden kann“.